Với khối lượng công việc lớn và nhiều hạng mục khác nhau, người làm công tác quản lý tòa nhà hay chung cư phải gánh chịu rất nhiều áp lực và vì thế không thể tránh khỏi những sai sót. Để giải quyết vấn đề này và nâng cao năng suất, hiệu quả công việc, các nhà đầu tư có thể tìm đến giải pháp là các phần mềm quản lý chung cư. Vậy lợi ích mà các phần mềm này cung cấp là gì?
Lợi ích của phần mềm quản lý tòa nhà chung cư mang lại
- Nâng cao chất lượng quản lý: khi sử dụng phần mềm trong thực tế, việc lập trình sẵn những tính năng tự động theo giờ hoặc sắp xếp dữ liệu khoa học giúp người quản lý tiết kiệm được công sức và thời gian. Bên cạnh đó, có thể xử lý công việc khoa học, bài bản hơn với tính năng xuất,in hóa đơn, sổ sách liên quan.
- Giảm thiểu chi phí: Các công việc được tập trung và xử lý chủ yếu trên máy giúp công việc dễ dàng, đơn giản hơn và từ đó giúp tăng tính tự động hóa cho hệ thống. Như vậy, có thể tiết kiệm chi phí năng lượng vận hành hệ thống lẫn giảm thiểu được nhân viên là gia tăng thêm lợi nhuận.
- Cải thiện phục vụ khách hàng: sử dụng phần mềm sẽ cho phép bạn quản lý mọi lúc, mọi nơi theo thời gian thực bằng sự hỗ trợ mạng. Chính vì vậy, cũng cho phép bạn nắm bắt tình hình nhanh chóng và xử lý những tình huống bất ngờ và như vậy sẽ nâng cao được tính an toàn cũng như chất lượng phục vụ khách hàng.
Tham khảo:>> dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà
Tham khảo:>> danh sách công ty quản lý tòa nhà tại hà nội
Các chức năng chủ yếu của phần mềm quản lý chung cư
Thông thường, một phần mềm quản lý chung cư sẽ đáp ứng cho bạn các chức năng cơ bản sau:
- Quản lý hồ sơ khách hàng: phần mềm sẽ lưu giữ những thông tin liên quan đến khách thuê hoặc cư dân sống tại chung cư để dễ dàng quản lý khi có vấn đề phát sinh. Cụ thể, đa số phần mềm có thể lưu giữ thông tin cá nhân, các hợp đồng thuê, mua liên quan đến căn hộ, tình trạng thanh toán, thời hạn thuê,…
- Chức năng quỹ: sử dụng phần mềm sẽ giúp ghi chép rõ ràng các khoản thu chi, từ đó dễ làm báo cáo tình hình kinh doanh theo tuần, tháng, quý. Và cũng dễ theo dõi hóa đơn, phiếu thu, chi, đề nghị thanh toán,…Đặc biệt, dữ liệu thường có thể kết xuất dạng file excel, rất có ích trong vấn đề làm báo cáo thống kê, và biểu đồ liên quan.
- Theo dõi tài sản: việc kiểm kê, theo dõi tài sản, công cụ dụng cụ cũng là một tính năng tích hợp trong phần mềm quản lý doanh nghiệp. Theo đó, người quản lý sẽ đơn giản hóa việc cập nhật tình trạng mua mới, mất, hư hỏng, thời hạn bảo trì,… của tài sản.
- Tính toán số tiền điện nước: một ứng dụng lá là có thể dùng phần mềm quản lý doanh căn hộ để theo dõi chi tiết số điện, nước, và các dịch vụ mạng, wifi, phí giữ xe,…cho mỗi căn hộ. Phần mềm sẽ cho kết quả tự động về số tiền cần thu, tình trạng thanh toán của mỗi chủ hộ.
- Quản lý nhân sự: phần mềm cho phép theo dõi tình hình nhân sự thực tế ở các bộ phận khối văn phòng, an ninh, kỹ thuật, vệ sinh,…Từ đó, dễ dàng theo dõi thông tin cá nhân, tình trạng công việc, xác định trách nhiệm của từng người.
Như vậy, chúng ta vừa tìm hiểu những lợi ích mà một phần mềm quản lý tòa nhà chung cư có thể mang lại cùng các tính năng của nó. Trong thực tế, các phần mềm có thể có những chức năng theo yêu cầu sử dụng khác nhau nhằm đáp ứng tốt nhất cho việc quản lý.
